Gli stessi dati vengono inseriti due volte
DDT e ordini PDF nel gestionale, in automatico
Leggiamo i documenti ricevuti via email, estraiamo codici, quantità e riferimenti e importiamo i dati nel gestionale. I documenti con anomalie passano a chi li deve verificare.
- Arriva
- Legge
- Controlla
- Esito
- Fornitore
- Fornitore Alfa S.r.l.
- Data
- 12/11/2026
- Articolo
- CMP-042 × 24 pz
- Articolo
- VTE-118 × 60 pz
Fornitore presente in anagrafica Codici articolo riconosciuti Nessun doppione
Ti riconosci?
Il documento è digitale. Il lavoro è ancora manuale.
Il documento arriva via email, ma il gestionale non sa leggerlo. Così qualcuno in ufficio lo ricopia a mano, riga per riga.
Ogni fornitore usa un formato diverso
I documenti si accumulano in attesa che qualcuno li lavori
Prima e dopo
Dall’allegato al gestionale. Con i controlli nel mezzo.
Il sistema segue le regole della tua azienda: i dati giusti passano, quelli strani si fermano.
Oggi
- Apri il PDF
- Ricopia i dati
- Controlla e correggi
- Inserisci nel gestionale
Ogni passaggio lo fa una persona, ogni volta.
Dopo
- Riceve
- Legge
- Controlla
I casi dubbi li decide una persona.
Cosa ricevi
Come importiamo DDT e ordini PDF nel gestionale
Dalla casella email al gestionale, con un controllo a ogni passaggio.
Arriva dove arriva già
I fornitori continuano a mandare i documenti come oggi, via email o in una cartella. Non devono cambiare niente.
Legge i dati che servono
Il sistema distingue DDT e ordini e legge i campi concordati, come numero del documento, codici articolo, quantità e riferimenti.
Controlla e inserisce
Il sistema confronta i dati con le anagrafiche e controlla se il documento è già stato importato. I dati validati entrano nel gestionale.
I dubbi a una persona
Un codice sconosciuto, una quantità illeggibile o un possibile duplicato fermano l’importazione. Chi verifica vede il PDF e il motivo della segnalazione, poi decide come procedere.
Come lavoriamo
Prima i tuoi documenti. Poi il progetto.
Ci servono qualche documento vero, le regole che seguite e una persona che conosca il gestionale.
Guardiamo i tuoi documenti
Ci mandi qualche documento vero, ci dici quanti ne arrivano e verifichiamo come collegarci al tuo gestionale.
Costruiamo
Prepariamo la lettura, i controlli e il collegamento. Decidiamo insieme come misurare se funziona.
Proviamo in parallelo
Per un periodo il sistema lavora accanto al tuo ufficio. Confrontiamo i risultati prima di affidargli il lavoro.
Restiamo con te
Teniamo d’occhio gli errori e aggiorniamo il sistema quando un fornitore cambia formato.
Quanto costa
Sai cosa costruisci. E chi se ne occupa dopo.
Dopo la partenza hai sempre un riferimento tecnico.
- Controlliamo che tutto funzioni e sistemiamo gli errori
- Aggiorniamo il sistema se un fornitore cambia i suoi documenti
- Volumi e servizi inclusi scritti nel contratto
Costruzione e avvio3.000 – 12.000 €Una tantum, in base a cosa serve
Assistenza dopo la consegna150 – 400 €/meseIn base a volumi e servizi inclusi
Un solo tipo di documento (es. fatture fornitori): 3.000–6.000 €. Più tipi di documento, con approvazioni: 6.000–12.000 €.
Tutti i prezziPatti chiari
Cosa mettiamo in chiaro prima di partire.
- Non rifacciamo quello che il tuo gestionale sa già fare
- Non promettiamo che il 100% dei documenti passi da solo
- I casi dubbi li controlla sempre una persona
Domande frequenti
Prima di scegliere.
Continua a esplorare
Funziona con il mio gestionale?
Lo verifichiamo all’inizio, prima di farti spendere. Di solito ci colleghiamo con gli strumenti che il gestionale mette a disposizione, d’accordo con chi te lo fornisce. Se non c’è un modo affidabile, te lo diciamo subito.
Quanti errori fa?
Dipende da quanto sono chiari e vari i documenti. Lo misuriamo sui tuoi documenti veri e decidiamo insieme il livello accettabile. I documenti che non superano i controlli passano a una persona.
Dove finiscono i miei documenti?
Ti diciamo per iscritto dove vengono elaborati, quali servizi usiamo, per quanto vengono conservati e chi può vederli. Se devono restare nei vostri computer, valutiamo una soluzione apposita prima del preventivo.
In quanto tempo è pronto?
Per un primo tipo di documento servono di solito dalle quattro alle otto settimane, dalla firma alla prova in parallelo. Confermiamo i tempi dopo aver visto i tuoi documenti.
E se qualcosa non torna?
Il documento si ferma in una lista con il motivo, e una persona decide. I controlli riducono molto gli errori, ma non li eliminano tutti: per questo prevediamo anche controlli a campione.
Il prossimo passo
Partiamo dal documento che ti fa perdere più tempo.
Raccontaci come arriva, chi lo gestisce e dove devono finire i dati. Nella prima chiamata capiamo se possiamo aiutarti.
30 minuti, senza impegno Risposta entro un giorno lavorativo Parli con chi costruisce